Microsoft ACCESS

Temat: MS Access jako narzędzie do szybkiego tworzenia systemów bazodanowych: definiowanie tabel (typy danych, własności pól), kwerendy - zapytania wybierające (pole wyliczeniowe, zapytanie z parametrem), formularze, raporty

Program zajęć:

Literatura:


Wstęp

MS ACESS pozwala na stosunkowo proste i szybkie tworzenie kompletnych złożonych systemów bazodanowych.
Zaletą Access'a są jego duże możliwości - można tworzyć duże bazy danych działające w sieci lokalnej, również wg koncepcji front-end/back-end, z zaawansowanycm systemem bezpieczeństwa
- przy relatywnie niskiej cenie (zwłaszcza w pakiecie MS Office Proffesional) i niewielkich wymaganiach sprzętowych (w porównaniu np. z Oracle).

Zastosowana technika "Rushmore" ® umożliwia szybki dostęp do danych, jednocześnie samo definiowanie bardzo złożonych zapytań jest na ogół prostsze niż w SQL,
chociaż można również używać SQL'a.
Wiele skomplikowanych operacji i obiektów tworzy się przy użyciu mechanizmów automatycznej generacji (z możliwością ingerencji programisty), podobnie jak w innych nowoczesnych systemach
(jak MS Visual C++).
Istnieje również możliwość włączania własnych programów w zaawansowanym języku programowania dla środowiska Windows.

MS ACCESS potrafi wymieniać dane z innymi systemami jak np. DBASE, FoxPro, Paradox, Btrieve, poprzez ODBC z bazami SQL np. Microsoft SQL Server, Sybase SQL, Oracle Server.

Nowoczesne bazy danych

Zorganizowane w nowoczesny sposób w sensie projektu i wewnętrzenej struktury.
Do tej kategorii zalicza się tzw. Relacyjne Systemy Zarządania Bazami Danych (ang. RDMBS)

Bazy danych napisane przy pomocy nowoczesnych narzędzi dla nowoczesnego środowiska.
Do tej kategorii zaliczają sie bazy przystosowane do środowiska X-Windows, UNIX, MS-Windows. Do takich należą m.in. systemy takie jak: Access.

Każdy system zarządzania bazami danych ma zwykle okno, menu, rozkazy służące do wykonania podstawowych czynności niezbędnych do tworzenia nowych baz danych i modyfikowania istniejących.

W skład baz danych wchodzą:

Podstawowe pojęcia

Baza danych
zbiór powiązanych ze sobą informacji, np. książka adresowa, lista płac, katalog pacjentów. Baza danych składa się z jednej lub kilku powiązanych tabel

Program Access
elektroniczny system sterowania bazą danych

Relacja
Opisuje obiekt, w Accesie - tabela, związek między poszczególnymi polami tabeli.
Podzbiór iloczynu kartezjańskiego
encji.
W relacyjnej bazie danych definiuje się poprzez wspólne pola zależności pomiędzy tabelami.

Relacje mogą być

W relacji 1 na 1 każdemu rekordowi jednej tabeli odpowiada jeden rekord drugiej tabeli.
Np. tabela Pracownicy i poufna tablica Zarobki, powiązane poprzez pole o tej samej zawartości ID (identyfikator pracownika).

Relacja 1 na n jest najczęściej wykorzystywanym typem relacji, definiującej powiązania między tabelami.
W tej relacji każdemu rekordowi jednego zbioru (tabeli) odpowiada dowolna liczba elementów drugiego, ale każdy rekord drugiej tabeli ma jeden (i tylko jeden) odpowiednik w drugiej.
Np. tabela Agencje zawieracja informacje o agencjach i tabela Agenci, zawierajaca informacje o agentach. W jednej agencji może pracować wielu agentów.

Relacja n na m - każdemu rekordowi jednej tabeli odpowiada dowolna liczba rekordów drugiej.
W celu wyeliminowania redundancji danych tworzy się tabele powiązań (dodatkowa tabela) i przechodzi na relacje 1 do n.
Tabela
kolekcja powiązanych informacji przedstawiona jako układ poziomych wierszy (rekordów) i pionowych kolumn (pól).
Baza danych składa się z jednej lub kilku powiązanych tabel (zbiorów)
Krotka (encja)
rekord, wiersz tabeli - składa się z pól (atrybutów), konkretne wystąpienie encji.
Każdy rekord tabeli jest niezależny od innych pozycji (wierszy) tej tabeli.
W bazie danych fizyczne uporządkowanie rekordów nie jest istotne
Atrybut
pole tabeli.
W każdej kolumnie tabeli są przechowywane informacje konkretnego typu dla każdego rekordu.
Ta kategoria nosi nazwę pola. Np. w tabeli Klienci kolumna nazwa jest polem.
W dobrze zaprojektowanych tabelach każde z pól jest powiązane z innymi, dla realizacji konkretnego celu.
Każde pole zawiera dane określonego typu, np. tekst, liczba, data, cena w walucie. W Accessie kolejność definiowania pól nie ma znaczenia
Relacyjne bazy danych
zbiór relacji i związków między nimi.
Klucz (key)
minimalna kombinacja atrybutów, identyfikująca jednoznacznie encję (rekord).
Porządna encja ma przynajmniej jeden atrybut identyfikujący ją jednoznacznie.
Klucz główny (primary), inaczej podstawowy.
Dla niektórych encji klucz złożony z naturalnych atrybutów może być niepraktyczny i przypisuje się dodatkowy atrybut identyfikujący, zwany kluczem sztucznym.
W relacyjnej bazie danych mozna wykorzystywać różne typy kluczy. Najważniejsze to klucze podstawowe, dodatkowe i zewnętrzne.
W relacyjnej bazie danych przy łączeniu 2 tabel i tworzeniu relacji określa się wspólne pola.
Dla poprawy szybkości pola te są zwykle kluczami.
Klucz prosty (podstawowy) - pole jednoznacznie identyfikujące każdy rekord.
Czasami tabela ma więcej niż jedno pole, które może pełnić rolę klucza podstawowego. Każde pole, które może być wykorzystane jako klucz prosty nosi nazwę klucza kandydujacego.
Klucz złożony to kombinacja różnych pól - grupa pól, które to pola razem tworzą jednoznaczny identyfikator rekordu.
Klucze złożone dają zwykle zmniejszenie szybkości operacji na zbiorze w stosunku do kluczy złożonych z jednego pola.
Pole kluczowe nigdy nie może przechowywać zdublowanych danych - pogwałcenie klucza.
Prostą metodą definiowania klucza prostego jest utworzenie pola typu Licznik (Counter) - Access automatycznie nadaje każdemu identyfikatorowi jednoznaczny identyfikator.
Po usunięciu rekordu zniknie nr licznika, bedzie luka w numeracji.
Dziedzina, domena
zbiór wartości atrybutu
Iloczyn kartezjański
skrzyżowanie dziedzin wszystkich atrybutów encji,
a jego podzbiór - relacja
Zapytanie - kwerenda
pozwala na wybieranie z tabel rekordów wg określonych kryteriów, łączenie pol z różnych, powiązancych ze soba tabel, dokonywanie obliczeń na polach liczbowych.
Zapytania służą także do uzupełniania, dołączania i usuwania rekordów. Zapytanie główne tworzy się z tabel, ale również na podstawie innych zapytań
Formularz
element interfejsu użytkownika do wprowadzania lub przeglądania danych.
Formularze służą głównie do wprowadzania danych i dają możliwość innej niż tabelowa forma prezentacji.
Raport
prezentacja informacji z bazy danych.
Raporty służą głównie do drukowania informacji na papierze, umożliwiają automatyczne grupowanie i podsumowywanie danych
Microsoft Jet Database engine
silnik bazy danych MS Jet - makropolecemia i moduły
Plik flat
najprostsza struktura bazy danych, złożona z pojedynczej tabelki
Relacyjna baza danych
dane sa przechowywane w wielu tabelach i zdefiniowana jest relacja między danymi.
Tabele są połączone na podstawie pól wspólnych dla pary tabel.
Np. KodKlienta w bazie Klienci i Zamówienia - relacja 1 do n (nieskonczoności) między tabelą Klienci a Zamówienia.
Niemal wszystkie systemy baz danych na PC są relacyjne, w tym MS Access

Korzyści z używania relacyjnego modelu baz danych w porównaniu z plikami flat:

 
Baza danych - definicja z Pomocy Access'a 2

Access jest narzędziem do generowania aplikacji (językiem 4 generacji)

Po uruchomieniu Access'a i otwarciu bazy danych pokaże się okno bazy danych

Przykład ekranu z Access'a 2

Podstawowe obiekty Accessa

Tabela

Zapytanie

Formularz

Raport

Makro

Moduł

Każdy z obiektów może być w jednym z 2 trybów:

Nazwa obiektu w Accessie może zawiwrać max 64 znaki.
Niedopuszczalne znaki w nazwie: kropka, wykrzyknik, nawiasy prostokątne, cudzysłów zamykający.
Nazwa nie moze zaczynać się od spacji, nie mogą występować znaki sterujace (0..31)

Aplikacja w Accessie nie może być samodzielną aplikacją pracującą w środowisku Windows (jak. np. FoxPro).
Trzeba mieć Accessa. Może wyglądać na niezależną aplikację, ale Access musi być zainstalowany.

Baza danych w Accessie zawiera tylko jeden plik - o rozszerzeniu MDB.


Tabele w Accessie

Im więcej czasu poświęcimy na projektowanie systemu bazy danych, tym większa szansa na jego szybkie uruchomienie i mniej kłopotów w użytkowaniu.
Po zaprojektowaniu tabel defiuniujemy je w Accessie.

W zakładce tabela naciskamy przycisk Nowy. Wyświetla się okno dialogowe: Kreatory tabel, Nowa tabela.
Krator pozwala wybrać wzorzec (np. Klienci, Pracownicy), po wybraniu Nowy definiujemy sami całą tabelę.

Przykładowe "Okno projektowe tabeli"

*Tabelę definiujemy podając nazwę pola (do 64 znaków) oraz Typ danych i ewentualnie opis.

Typy danych w Accessie

Tekst do 255 znaków (dla tekstów dłuższych typ notatnikowy Memo)
Memo typ notatnikowy, do 64 KB znaków (uwagi, życiorysy itp.)
Liczba bajt, liczba całkowita, całkowita długa, pojed. precyzja, podwójna precyzja. Rozmiar pola od 1 do 8 bajtów. Nie należy stosować dla kwot.
Waluta Typ kwotowy zarezerwowany dla pieniędzy. Przy obliczeniach stosowana arytmetyka stałoprzecinkowa. Rozmiar 8 bajtów
Data/Godzina Dla dat i godzin. Rozmiar pola 8 bajtów
Tak/Nie Typ logiczny. Rozmiar pola 1 bit
Obiekt OLE Typ specjalny, umożliwia przypisanie do pola obiektu osadzonego lub dołączonego (tekstu, obrazu, dźwięku) - dowolny obiekt utworzony w Windows: rysunki, dokumenty Worda, arkusze Excela, MS Graph...
Licznik Typ licznikowy. Dane generowane automatycznie przez Accessa. Służą numeracji rekordów. Rozmiar pola 4 bajty. (Nie można skasować!)

Rozmiar pola: maksymalna liczba znaków, którą można wprowadzić do pola (maks. 256 znaków)

Format: sposób wyświetlania wszystkich danych w polu po zakonczeniu wprowadzania (np. format daty dzień miesiąc rok lub rok miesiąc)

Właściwości format dla pól tabeli

1.Formatowanie pól typu tekstowego

Maks. 3 sekcje:
S1; S2; S3 - sekwencja formatująca dla pola tekstowego
S1 - tekst wprowadzony - jak będzie się zachowywał tekst wprowadzony z klawiatury
S2 - łańcuch o długości 0 - oznaczny przez "" (2 znaki cudzysłowu bez spacji)
S3 - łańcuch formatujący dla pola pustego - zawierający umowną wartość Null

Przykład: @;"Brak"[Zielony];"Nie znany"[Czerwony]
@ oznacza pokaż tekst tak jak został wpisany
po wpisaniu "" ukaże się napis Brak
gdy nie wpisze się żadnego tekstu ukaże się napis Nie znany w kolorze czerwonym

Przykłady formatu dla telefonu:

&&@\-@@\-@@;; lub równoważne &&@\-@@\-@@
Druga i 3-cia sekcja mogą zostać pominięte, jest to równoważne 2 średnikom na końcu. Wpisany numer telefoniczny zostanie podzielony na 2 lub 3 grupy, w zależności od liczby cyfr. Grupy te zostaną podzielone myślnikami. Każdy ze znaków @ i & reprezentuje jeden znak. Przy braku cyfry w miejscu znaku @ pojawi się spacja, natomiast zamiast znalu & nie pojawi się nic. Access podzieli numer poczynając od prawj strony.

Wpisano Wynik wyświetlany
12345678 1234-56-78
1 - - 1
123 - 1-23
1234 -12-34
12345 1-23-45
123456 12-34-56

2. Formatowanie pól liczbowych

Ogólnie sekwencja formatująca:
S1; S2; S3; S4
S1 - sposób formatowania liczb dodatnich
S2 - sposób formatowania liczb ujemnych
S3 - dla zera
S4 - dla pola pustego (Null)

Symbole specjalne: # - jest uzupełniany ewentualnie spacjami; 0 - uzupełniane zerem, jeśli nie było cyfry

Przykłady

Format Liczba wprowadzona Liczba wyświetlona
#,## 20 20,
#,## 3,452 3,45
#,## 0,128 ,13
0,00 20 20,00
0,00 3,542 3,54
0,00 0,128 0,13

Przykład formatów dla typu liczbowego:

0,00[Żółty];\-0,00[Zielony];0,00[Czerwony];"pusty"[Niebieski]
#,##[Żółty];\-#,##[Zielony];#,##[Czerwony];"pusty"[Niebieski]

Liczby dodatnie będą wyświetlone na żółtoo, ujemne na zielono, zero na czerwono a puste pola na niebiesko

Maska wprowadzania: wzorzec wprowadzania wszystkich danych w polu (sposób w jaki są wyświetlane dane w czasie wprowadzania; tylko dla typu tekst lub data/godzina)

Jest szablon znakowy ułatwiający wprowadzanie danych, niezależny od formatu wyświetlania.

Sama deklaracja zawiera ogólnie 3 sekcje: S1; S2; S3, rozdzielone średnikami.

Normalnie Access nie przechowuje znaków maski - odpowiada to wpisaniu w drugiej sekcji 1.
Wpisując tam 0, spowodujemy, że znaki maski zostaną zapisane do tabeli

Dla daty deklaracja maski może wyglądać następująco: 00-00-00;1;_. Ostatnie 2 sekcje można opuścić, bo zawierają ustawienia standardowe.
Użycie zer sprawia, że konieczne staje się wpisanie dnia i miesiąca z pomocą 2 cyfr, a więc np. 01-01-94 a nie 1-1-94.
Po zmodyfikowaniu daty do postaci 90-90-00, pola oznaczone dziewiątką mogą pozostać puste.
I tak trzeba jednak przesunąć kursor do następnego pola, używając znaku kursora, a więc nie ma oszczędności

Dla wprowadzania numeru dowodu osobistego można użyć maski: >LL 0000000.
Dzięki znakowi > litery oznaczające serię będą zamieniane na duże.
Rubryka Maska Wprowadzania wyposażona jest w przycisk z 3 kropeczkami, który uruchamia Kreatora maski wprowadzania.
Oferuje on kilka gotowych masek przeznaczonych do wpisywania kodów pocztowych, numeru identyfikacyjnego, hasła, daty i czasu w różnych postaciach.

??-??-??, np. aabbcc wyświetli aa-bb-cc. Pytajnik oznacza literę lub nic.

Przykład maski do wprowadzania telefonu

!\(999\)-999-00-00;;#
!     wymusza wypełnienie maski od prawej do lewej strony
\     oznacza, że następujący po nim znak jest znakiem kontrolnym, ale ma być wyświetlony - dotyczy tu nawiasów
9     - cyfra bez znaku lub puste miejsce (oznacza, że znak cyfry nie musi być wpisany), 0 - oznacza dowolną cyfrę bez znaku, która musi być wpisana
#     - dowolna cyfra lub nic, znak dozwolony. Puste miejsca zamieniane są na spacje

Przy wpisywaniu Po wpisie
(###)-###-01-23 ( )- -01-23
(###)-#12-34-56 ( )-12-34-56
(###)-333-33-31 ( )333-33-31
(###)-###-##-## (123)-456-78-90

Cyfry na 2 ostatnich polach muszą być wpisane

Wartość domyślna: wartość wpisywana automatycznie w nowym rekordzie

Dana pojawiająca się automatycznie w wybranym polu. Może to być np. wartość procentowa VAT, data bieżąca.
Data bieżąca wyświetlana jest po wprowadzeniu wyrażenia: =Date().
Rubryka atrybutu wartość domyślna wyposażona jest w przycisk uruchamiający
Generator wyrażen, moduł Accessa przeznaczony do generowania prostych wyrażeń.
Wartość domyślna jest wpisywana automatycznie tylko w pola nowych wierszy, nie dotyczy zmiany danych w wierszach istniejących.

Reguła poprawności: warunek, który musi być spełniony, aby dana wprowadzona do pola była zaakceptowana przez Access

Podczas wprowadzania danych można popełnić błędy. Można jednak starać się je ograniczyć przez wpisanie warunku poprawności.
Warunek ów wprowadza się w posatci wyrażenia, wprowadzonego w rubrykę Reguła poprawności.
Kiedy dane wprowadzane nie będą spełniały warunku. Access nie pozwoli nam opuścić pola, dopóki ich nie poprawimy.
Wyświetlany będzie przy tym komunikat o błędzie, o treści ustalonej przez nas w rubryce atrybutu Komunikat o błędzie.

Przykłady

W postaciach relacji stosujemy operatory: <; >; <= (mniejszy lub równy), >=; <> (różny).

Dla danych tekstowych istnieje specjalny operator porównywania - Like. Po operatorze trzeba podać wzorzec tekstu.
Wzorzec
ma najczęściej postać maski zawierającej niektóre z poniższych znaków globalnych:

Dopuszczalne jest użycie dowolnych kombinacji tych znaków ale wzorzec musi być ujęty w cudzysłów.

Like "[a-k]*" - nazwiska zaczynające się na a .. k
Not Like "[a-k]*" równoważne Like "[!a-k]*" - nazwiska zaczynające się na litery spoza przedziału a..k
Like "[a-z][a-z] #######" - wzorzec dowodu osobistego (np. AK 12345678)

Do konstruowania reguł poprawności danych można użyć też niektórych operatorów języka SQL (Structured Query Language), przeznaczonego do definiowania zapytań.

Operator przynależności In, np.
In
(0; 0,07; 0,21) jest równoważne =0 or =0,7 or =0,21

Operator Is, np.
Not Null - pole nie może być puste

Operator zakresu Between .. And (między .. a ..), np.
Between 0 And 1
Between #01-01-94# And Date()
Between "Abacki" And "Kowalski"

Access pozwala także stworzyć kryterium odnoszące się do całego wiersza, np. termin płatności ma spełniać warunek:
<= [Data sprzedaży] +30.
Wpisujemy go w rubrykę Reguła poprawności pola dialogowego Właściwości tabeli.

Wyrazenie określające regułę poprawności nie może byc dłuższe niż 255 znaków.
Również tekst komunikatu o błędzie <= 255 znaków.

Komunikat o błędzie: tekst wyświetlany w przypadku próby wprowadzenia w polu danej, która nie spełnia reguły poprawności

Wymagane: odpowiedź czy pole musi być wypełnione czy nie

Zerowa długość: odpowiedź na pytanie czy dopuścić umieszczenie w polu ciągu znaków o zerowej długości

Indeksowanie: odpowiedź na pytanie czy dane z pola mają być indeksowane


Elementy okna otwartej tabeli

Selektor rekordu służy do zaznaczania rekordu (pola). Selektor rekordu opatrzony znakiem trójkąta oznacza rekord bieżacy.
W tym rekordzie znajduje się punkt wprowadznia w postaci migającej pionowej kreski, lub na którym dowolny wpis jest podświetlony.
Znak ołówka na selektorze rekordu oznacza rozpoczęcie edycji rekordu.
Znak * znajduje się wyłącznie na selektorze pustego rekordu na końcu tabeli i tylko przed rozpoczęciem edycji tegoż rekordu.

Przemieszczanie się po tabeli

Bazę danych otwiera się przez Plik/Otwórz bazę danych lub kliknięcie przycisku Otwórz bazę danych, w oknie dialogowym wybrać bazę danych.

By wybrać tabelę kliknąć jej nazwę i przycisk Otwórz. Po otwarciu podświetlony jest napis w pierwszym polu pierwszego rekordu.

W tablicy poruszamy się następująco:

Klawisze Skok do  
Tab lub -> następne pole na prawo w ramach rekordu
Shift Tab lub <- poprzednie pole w ramach rekordu
End ostatnie pole w rekordzie w ramach rekordu
Home pierwsze pole w rekordzie w ramach rekordu
strzałka w dół nastepny rekord w dół w ramach pola
strzałka w góre poprzedni rekord (w górę) w ramach pola
Ctrl strzałka w dół ostatni rekord w polu w ramach pola
Ctrl strzałka w górę pierwszy rekord w polu w ramach pola
Ctrl End ostatnie pole w ostatnim rekordzie  
Ctrl Home pierwsze pole w pierwszym rekordzie  

By skoczyć do rekordu o danym numerze:

Znalezienie rekordu o danej wartości pola (np. w polu Nazwisko tekst Zaborski)

Zaznaczanie rekorów i pól

Kopiowanie, zastępowanie pól

Do nowego rekordu skopiować wartość pola z poprzedniego rekordu, np. Nazwisko

Skopiować do ostatniego rekordu wartość pola z danego rekordu, np. Imię z rekordu 5

Do nowego rekordu skopiować zawartość danego rekordu, np. 15

Dołączanie nowych rekordów

Usuwanie danych

By usunąć niepusty rekord należy go zaznaczyć (selektorem rekordu z lewej strony) i wcisnąć klawisz Delete oraz potwierdzić przez OK

Uwaga! Usuwanie rekordów jest operacją nieodwracalną. Każdą inną ostatnio wykonaną czynność można anulować przez Edycja/Cofnij.

Można usunąć pojedynczy wpis do rekordu lub jego część - zaznaczyć i Delete. Takie kasowanie jest odwracalne.

Porzadkowanie tabeli, przeglądanie wybranych rekordów

Sortowanie danych może odbywać się wg jednego pola jak i wg kilku pól jednocześnie. Jest to wtedy porzadkowanie wieloparametrowe.

Porządkowanie wg jednego pola odbywa się za pomocą przycisków Sortuj rosnąco lub Sortuj malejąco lub Rekordy / Szybkie sortowanie / Rosnąco | Malejąco.

W drugim przypadku konieczne jest zdefiniowanie złożonych warunków sortowania, na co pozwala przycisk Edytuj filtr / sortowanie.
Można też skorzystac z opcji Rekordy menu głównego.

Indeksowane (Access 97)

Właściwości Indexed (Indeksowane) można użyć, aby utworzyć jednopolowy indeks.
Indeks przyspiesza wykonywanie kwerend na plikach indeksowanych, a także operacje sortowania i grupowania.
Jeśli na przykład szuka się nazwiska określonego pracownika w polu "Nazwiska", można utworzyć indeks dla tego pola, aby przyspieszyć wyszukiwanie.

Ustawienia
Dla właściwości Indexed używane są następujące ustawienia:
Ustwienie Opis
Nie (Ustawienie domyślne) Brak indeksu.
Tak (Powtórzenia OK) Indeks dopuszcza powtórzenia wartości.
Tak (Bez powtórzeń) Indeks nie dopuszcza powtórzeń wartości.
Właściwość tę można ustawić jedynie w sekcji "Właściwości pola" w widoku "Projekt" tabeli. Można ustawić jednopolowy indeks przez ustawienie właściwości Indexed w sekcji "Właściwości pola" w widoku "Projekt" tabeli. Wielopolowe indeksy można ustawić w oknie indeksów klikając polecenie Indeksy w menu Widok.
Jeśli jednopolowy indeks zostanie dodany do okna indeksów, program Microsoft Access ustawi właściwość Indexed pola na wartość "Tak".
W języku Visual Basic, aby utworzyć indeks dla pola, należy użyć metody CreateIndex obiektów dostępu do danych (DAO).

Uwagi
Właściwości Indexed należy używać do znajdowania i sortowania rekordów przy użyciu użyciu pojedynczego pola w tabeli.
W polu mogą znajdować się albo wartości unikatowe, albo nieunikatowe.
Można na przykład utworzyć indeks dla pola "IDPracowników" w tabeli pracowników, w którym każdy identyfikator ID pracownika jest unikatowy albo można utworzyć indeks dla pola "Nazwisko", w którym niektóre nazwiska mogą się powtarzać.
Uwaga Nie można indeksować pól o typie danych Memo, Hiperłącze i ObiektOLE.
Można utworzyć tyle indeksów ile potrzeba. Indeksy są tworzone podczas zapisywania projektu tabeli i są automatycznie aktualizowane, gdy zmienia się lub dodaje rekordy.
Indeksy można w dowolnej chwili dodawać lub usuwać w widoku "Projekt" tabeli.
Wskazówka Można określić tekst, który jest powszechnie używany na początku lub końcu nazwy pola (taki jak "ID", "kod" czy "num") dla opcji Autoindeksowanie przy imporcie/tworzeniu na karcie Tabele/Kwerendy dostępnej po kliknięciu polecenia Opcje z menu Narzędzia.
Podczas importu plików danych, zawierających ten tekst w swojej nazwie, program Microsoft Access utworzy indeks dla tych pól.
Jeśli klucz podstawowy dla tabeli jest pojedynczym polem, program Microsoft Access automatycznie ustawi właściwość Indexed pola na wartość "Tak (Bez powtórzeń).
Aby utworzyć indeksy wielopolowe, należy użyć okna indeksów.

Tworzenie nowej tabeli

Tworzenie tabeli przebiega w 2 etapach.
Pierwszy polega na zaprojektowaniu układu tabeli (liczby pól, nazw, typów i parametrów pól), drugi na wprowadzeniu do niej danych.

Projektowanie odbywa się w siatce projektowej.

Zadanie: Zaprojektować tabelę Towary o polach: Identyfikator, Kategoria, Artykuł, Cena, Opis, wg schematu:

Nazwa pola Typ danych Właściwości pola: rozmiar, format, reguła poprawności, komunikat o błędzie itp.
Identyfikator tekstowy
1. Rozmiar pola 5
2. Format: automatyczna zamiana małych liter na duże
3. Reguła poprawności: dana ma się zaczynać od AB
4. Komunikat o błędzie: Identyfikator musi się zaczynać od liter AB
5. Wymagane: pole musi być wypełnione
Kategoria tekstowy maks. liczba znaków 15
Artykuł tekstowy maks. liczba znaków 30
Cena walutowy 2 miejsca dziesiętne, wartość domyślna 0
Opis memo  

Zaprojektowanie tabeli

W oknie dialogowym Tabele kliknąć przycisk Nowy. Ukaże się okno dialogowe Nowa Tabela.
W Accessie 2 można wybrać opcję Nowa tabela lub Kreator tabel - kliknąć Nowa tabela.
W nowszej wersji Access'a aukaże się okno:

Wybrać "Widok Projekt" i wprowadzić wymagane pola, typy oraz ich właściwości.

Ustawić klucz podstawowy dla tabeli: Edycja/Klucz podstawowy lub kliknąć przycisk Klucz podstawowy.

Projekt tabeli zachować pod nazwą Towary - wybrać opcję Plik/Zachowaj jako lub kliknąć przycisk Zachowaj (dyskietka).
Nazwa kazdego obiektu bazy danych (również tabeli) może mieć maks. 64 znaki. Nazwa może składać się z kombinacji liter i cyfr.
Niedozwolonymi znakami są spacja, kropka, wykrzyknik, nawiasy kwadratowe i kody ASCII 0-32 (sterujące).

Wprowadzenie rekordów do tabeli

Identyfikator Kategoria Artykuł Cena Opis
AB101 nabiał ser biały tłusty 12,00 zł MYSIADŁO
AB102 nabiał ser biały półtłusty 11,00 zł MYSIADŁO
AB103 nabiał mleko tłuste 1,60 zł BANIOCHA, 5%
AB201 pieczywo chleb zwykły 0,85 zł piekarnia FABELSKI, 1 kg

Pierwsze litery identyfikatora można wpisywać jako małe litery alfabetu - przejście do innego pola lub rekordu spowoduje automatyczną zamianę małych liter na duże.
Odpowiedzialny jest za to warunek właściwości Format.
Znak waluty pojawia się automatycznie po wpisaniu kwoty i wyjściu z pola.
Podczas wpisywania komentarza (memo), można wywołać okno Zoom przez wciśnięcie kombinacji klawiszy Shift F2.
Do edycji pól można też wykorzystywać klawisz F2 - pozwala przemieszczać się kursorem.

Dopasowanie szerokości pól do szerokości danych

Można też kliknąć 2 x na prawej granicy pola, które ma być poszerzone (przed kliknięciem wskaźnik myszy musi przyjąć kształt j.w.)
By poszerzyć automatycznie szereg kolumn, należy je zaznaczyć i kliknąć 2 x myszą na granicy 2 pol w ramach nagłówków podświetlonych.

Modyfikowanie projektu tabeli

W celu modyfikacji projektu tabeli należy uaktywnić tryb projektowania (z siatką projektową).
Modyfikacja może obejmować usuwanie pola, dodanie nowego pola, zmianę kolejności istniejących pól oraz zmianę parametrów pola

Usunąć pole Kategoria

Uwaga! Usunięcie pola z danymi jest nieodwracalne.

Dostawić przed polem Artykuł pole "Symbol kategorii" o typie tekstowym

Przesunąć pole Symbol kategorii za pole Artykuł

W polu UBEPIECZENIE tabeli PRACOWNICY nadać typ Tak/Nie oraz wartość domyślną Tak.


Zapytania - kwerendy (query)

Kwerend można używać do wyświetlania, zmiany i analizy danych.
Możesz ich też używać jako źródła rekordów dla formularzy i raportów.

Podział zapytań

  1. Prezentacja danych: zapytania wybierające (select) i krzyżowe
  2. Operacje na danych: zapytania akcji, funkcjonalne: tworzące tabelę, usuwające, aktualizujace, dołączające

3 metody tworzenia zapytań w MA

  1. przy pomocy siatki projektowej - szablonu QBE (Query By Example) - met. graficzna
  2. instrukcje SQL (Structured Query Language)
  3. procedury Visual Basic Access

Zapytania tworzy sie głównie opierając się na tabeli (jednej lub kilku
Zapytanie pozwala na wybór informacji z obiektu źródłowego wg zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów oraz łączenie informacji z kilku źródeł.
Zapytania umożliwiają porządkowanie danych, dokonywanie obliczeń na danych, aktualizację danych (zmiana wartosci w określonych rekordach, usuwanie i dołączanie rekordów, tworzenie nowych tabel).
Można równiez tworzyć zapytania na podstawie innych zapytań oraz zapytania opierające sie jednocześnie na zapytaniu i tabeli.

Zapytania wybierające

Zapytania wybierajace są najbardziej typowym rodzajem zapytań w Accessie.
Wybierają one rekordy z jednej lub większej liczby tabel bazy danych (lub dołączonych tabel w formacie FoxPro, dBASE, Paradox...) zgodnie z podanymi kryteriami.
Wszystkie zapytania są na początku wybierające, dopóki nie zmieni się ich typu.
Można oglądać bezpośrednio wyniki na arkuszu danych lub wykorzystać je jako źródło informacji dla form lub raportów.
Gdy oglądamy dane w arkuszu danych to mamy do czynienia z dynamicznym zestawem wyników - w środowisku wielodostępnym, gdy inny użytkownik zmienia tabele, Access aktualizuje widok danych.

Tworzenie zapytania wybierającego

Zapytanie wybierające przeznaczone jest do wyświetlania ściśle określonych informacji z obiektu źródłowego. Projektowanie polega w szczególności na zdefiniowaniu kryteriów wyboru danych. Dotyczy to zarówno pól jak i rekordów obiektu źrodłowego.

Zad. 1. Na podstawie tabeli PRACOWNICY przygotować zapytanie wybierające pola: NAZWISKO, IMIĘ, KOD DZIAŁU i STAWKI, zapisać pod nazwą Stawki.

Zad. 2. Na podstawie kwerendy Stawki utworzyć kwerendę Stawki-alfabetycznie, gdzie pole NAZWISKO będzie sortowane rosnąco.

Zad.3. Utworzyć zapytanie Adresy domowe pracowników z Warszawy

Zad. 4. Na podstawie zapytania powyższego (Adresy ... z Warszawy) utworzyć zapytanie: Adresy pracowników z miast na literę W* lub R*.

Wystąpi warunek alternatywy z operatorem logicznym OR, postaci: warunek1 OR warunek2. W postaci ogólnej może być warunek w postaci: W1 or W2 or W3 ... or Wn

Zad. 5. Wyświetlić pracowników z działu ZA, zarabiających więcej niż 7 zł ale mniej niż 9 zł.

W polu stawka występuje warunek koniunkcji z operatorem logicznym AND: > 7 and < 9, w polu KOD DZIAŁU w kryterium występuje warunek "ZA" (wpisujemy ZA)

 

Uzupełnianie danych na podstawie zapytania wyszukującego puste (niepuste) komórki pola (kulumny)

Aby ułatwić uzupełnianie danych w tabeli, w której pozostawiono puste miejsca, wykorzystuje się zapytania wybierające puste komórki w określonym polu. W celu uzupełnienia danych w tabeli na podstawie zapytania wyboru najpierw projektuje się zapytanie wybierające puste miejsca z tabeli (warunek: is null) a następnie uruchamia to zapytanie i wpisuje w nim brakujące dane w wyświetlonym zestawie dynamicznym. Zamknięcie zapytania powoduje automatyczne skopiowanie wprowadzonych informacji do tabeli źródłowej.

Zad. 6. Niektóre rekordy w polu ADRESY nie mają wpisu telefonu w polu TELEFON. Należy usupełnić puste komórki słowem brak.

  1. Utworzyć zapytanie na podstawie tabeli ADRESY, dołączając pola IDENTYFIKATOR i TELEFON, w komórce kryteria pola TELEFON wpisać warunek wyboru pustych wartości: is null, projekt zachować pod nazwą Brakujące telefony
  2. Uruchomić zapytanie (przycisk z wykrzyknikiem), kliknąć w polu TELEFON pierwszego rekordu i wpisać słowo brak, wcisnąć klawisz strzałka w dół (przejście do następnego rekordu w polu TELEFON) i przez kombinację klawiszy Ctrl ' skopiować wartość brak z poprzedniego rekordu. Powtórzyć czynności dla następnych rekordów, zamknąć zapytanie
  3. Sprawdzić czy w tabeli ADRESY w polu TELEFON nie ma pustych pol - ma być w niektórych, poza konkretnymi numerami telefonu, słowo brak

Definiowanie i formatowanie pól wyliczeniowych

W dobrze zaprojektowanej bazie danych przechowuje się jedynie dane elementarne, z których dzięki odpowiednim różnym obliczeniom można otrzymać nowe dane.
Np. by obliczyć wartość na fakturze, mnoży się cenę przez ilość. Przechowywane w bazie są tylko cena i ilość. Obliczenia wykonują zapytania zawierające pola wyliczeniowe (calculated fields).
Aby w zestawieniu otrzymać odpowiednią kolumnę, należy w rubryce Pole szablonu QBE wpisać np. wyrażenie:
[Ilość]*[Cena zbytu]*(1-[Rabat]). Po przejściu do innej rubryki szablonu wpisane przez nas wyrażenie zostanie uzupełnione do postaci: Wyr1: [Ilość]*[Cena zbytu]*(1-[Rabat]). Access automatycznie nadaje polom wyliczeniowym nazwę Wyr#, gdzie # oznacza kolejny numer pola wyliczeniowego w danym zapytaniu. Lepiej użyć własnej nazwy pola wyliczeniowego niż standardowej, np. Wartość netto:[Ilość]*[Cena zbytu]*(1-[Rabat]). Inny sposób nadania nazwy to wpisanie w rubrykę atrybutu Tytuł (Caption) na liście atrybutów pola. Wynik bedzie podany jako zwykła liczba ale można wymusić wyprowadzenie w formie kwoty, używając specjalnej funkcji CCur:
Wartość netto:CCur([Ilość]*[Cena zbytu]*(1-[Rabat])).
Można użyć też atrybutu Format dla tego pola i wybrać format kwotowy.

Przy wpisywaniu do rubryki szablonu QBE dłuższych wyrażeń warto powiększyć okno wprowadzania przez SHIFT F2 lub użyc polecenia Powiększ (Zoom).

Czasem pole brane do obliczeń jest puste i pojawi się w wyniku komunikat błędu. By tego uniknąć można wykorzystać funkcję IIf, która w zależności od warunku logicznego wybiera jeden z 2 wyników: 0 lub konkretny wynik. Przykład zastosowania do wzoru na obliczenie VAT:
Podatek VAT:IIf([Stawka VAT] Is Null;0;[Stawka VAT]*[Wartość netto]
Czytamy to tak: jeśli pole Stawka VAT jest puste, to w pole Podatek wpisz 0, w przeciwnym razie wpisz w nie wynik iloczynu [Stawka VAT]*[Wartość netto].

Poza czterema podstawowymi działaniami (+, -, *, /) Access oferuje działania bardziej zaawansowane, m.in. funkcje trygonometryczne, potęgowanie, logarytmowanie, działania na tekstach.
Najprostsze z działań na tekstach to konkatenacja, czyli połączenie 2 lub więcej łańcuchów znaków. Mozna użyć znaku +, ale lepiej przy operacjach konkatenacji z liczbami użyć symbolu &.

Przykłady wyrażen:

W warunkach

 

Zad. 7. Na podstawie zapytania Stawki-alfabetycznie przygotować zapytanie "Płace tygodniowo", z polami obliczeniowymi:

Podsumowywanie danych

Zapytania mają wbudowane mechanizmy automatycznego podsumowywania grup danych. Można nie tylko sumować dane w grupie, ale również wyznaczać średnią, najmniejszą badź największą wartość w grupie.

By uzyskać możliwości związane z podsumowanie, należy kliknąć przycisk Suma - pokaże się wiersz Podsumowanie. W rozwijalnej liście są opcje:

Zad. 8. Zestawić sumy stawek tygodniowych, w poszczególnych działach oraz średnia, stawki maks., minimalne, ilość pracowników w dizałach, w oparciu o zapytanie Płace tygodniowo. Zapytanie zapisać pod nazwą Płace tygodniowo działami.

Po wybraniu Uruchom (wykrzyknik) lub Widok Arkusz danych otrzymamy zestawienie:

Zapytanie z polem wiążącym

Połączenie w jednym polu informacji zawartych w kilku innych polach możliwe jest dzięki zastosowaniu tzw. wyrazenia wiążącego

Zad. 8. Na podstawie zapytania Płace tygodniowo utworzyć zapytanie Stawki skrócone, w którym wystąpi pole Imię i Nazwisko zamiast 2 oddzielnych pól Imię, Nazwisko. Posortować dane najpierw wg nowego pola a potem tylko wg nazwiska i imienia, nie wyświetlając tych pól.

Zapytanie wielotabelowe

Umożliwia stworzenie zestawu danych pochodzących z kilku różnych tabel

Zad. 9. Na podstawie tabel ADRESY i PRACOWNICY utworzyć zapytanie Telefony domowe pracowników, wybierające pola: nazwisko, imię, nr telefonu, z sortowaniem danych wg nazwisk oraz imion.

Zapytanie parametryczne

Zapytanie parametryczne pozwala na wprowadzenie warunku lub warunków wyboru w trakcie uruchamiania, bez konieczności każdorazowej zmiany w sietace projektowej.

Zad. 10. Na podstawie zapytania Stawki-alfabetycznie utworzyć zapytanie Wybór działu, w którym podczas uruchamiania podaje się kod działu oraz przedział daty zatrudnienia

Przy tym zapytaniu po uruchomieniu pokaże sie okno dialogowe żądające podania działu, następnie daty początkowej, potem daty końcowej.

Zapytanie krzyżowe

Zapytanie krzyżowe umożliwia stworzenie zestawu dynamicznego, zawierającego kombinacje danych niedostepne w macierzystej tabeli.
Jest specjalnym rodzajem zapytania wybierającego, które można utworzyć w celu wyświwtlania podsumowania danych w formie arkusza kalkulacyjnego.
Można dokonywać obliczeń, analiz i porównań danych metodami logicznymi przy użyciu wartości z pola lub wyrażeń takich jak nagłówki kolumn, często sumując lub obliczając dane z pojedynczych rekordów. Tabele krzyżowe są szczególnie użyteczne, gdy jest mnóstwo danych i chcemy je skondensować.

Zapytania krzyżowe należą do najbardziej złożonych zapytań wybierajacych bowiem operują na danych z kilku tabel i są zawsze zapytaniami zbiorczymi. Rezultat takiego zapytania składa się z 3 rodzajów pól: pól z opisem kolumn, pól z opisem wierszy i pól z wartością odpowiadającą przecięciu kolumny i wiersza - pól wynikowych.

Zapytania krzyżowe najlepiej utworzyć za pomocą Kreatora.
W zapytaniu krzyżowym można wykorzystać funkcje sumujace: Zlicz, Minimum, Maksimum, Pierwszy, Ostatni.

Zad. 11. Na podstawie tabeli PRACOWNICY-PARKING utworzyć za pomocą kreatora zapytań zapytanie krzyżowe,
podające liczbę osób z konkretnego działu, parkujących na określonym parkingu. Zachować zapytanie pod nazwą Liczy działami parkujących

Kwerenda w postaci projektu (wygenerowanego automatycznie)

Wynik kwerendy - zestaw dynamiczny otrzymany za pomocą Kreatora zapytań krzyżowych

Zapytania funkcjonalne

W przeciwieństwie do zapytań wybierających, które tylko wyszukują dane z podanych tabel, zapytania funkcjonalne rzeczywiście zmieniają te tabele. Można dodawać, usuwać lub modyfikować dane, a nawet tworzyć tabele z istniejących rekordów. Można np. wywołać zapytanie funkcjonalne do usuwania niepotrzebnych już rekordów. Zapytania funkcjonalne są w oknie Baza danych oznaczone wykrzyknikiem.

Zapytanie funkcjonalne pozwala na dokonanie zmian w wielu rekordach obiektu źródłowego jednocześnie. Ze względu na to, że zapytania tego typu, nieprawidłowo uruchomione mogą bezpowrotnie zniszczyć dane, a nie ma możliwości wykorzystania polecenia Cofnij, dobrze jest zrobić kopie bazy danych. Access ze swej strony ostrzega przed nieodwracalnymi zmianami danych.

Rodzaje zapytań funkcjonalnych

  1. Aktualizujace. Zapytanie takie zmienia istniejące rekordy i tabele. Można np. uaktualnić ceny produktów, zwiększając je o 5%
  2. Tworzące tabelę (powielające). Zapytania tego typu tworzą nowe tabele na podstawie istniejących danych innych zbiorów. Są one przydatne szczególnie, gdy chcemy łączyć informacje z 2 tabel i utworzyć trzecią.
  3. Dołączajace. Zapytania takie dodają rekordy do istniejących tabel. Gdy dołączamy dane, to tabele których dotyczy zapytanie nie muszą mieć takiej samej struktury, choć typ danych dołączanych musi być zgodny (z wyjątkiem pól licznikowych, które można dołączać do pól Long Integer). Przy dołączaniu elementy tabeli wyjściowej pozostają bez zmiany.
  4. Usuwające. Usuwają całe rekordy istniejącej bazy danych.

Tworzenie zapytania aktualizującego

Każde zapytanie aktualizujące przygotowuje się w 2 etapach. Pierwszy krok polega na utworzeniu zapytania, wybierającego z tabeli źródłowej całe rekordy, w których zmieniane będą informacje i określeniu w siatce projektowej zapytania charakteru zmian w obiekcie źródłowym. Drugi krok polega na zamianie przygotowanego zapytania wyboru na zapytanie aktualizujące. Uruchomienie zapytania aktualizującego spowoduje zastąpienie dotychczasowych wartości obiektu źródłowego nowymi wartościami.

Zad. 12. W tabeli PRACOWNICY-PARKING uaktualnić wysokość opłat dla parkingu PA3 według zasady: nowa opłata jest o połowę większa niż dotychczasowa (nowa=1,5*stara)

Etap I - przygotowanie zapytania wybierającego, który określa rodzaj zmian w obiekcie źródłowym

Etap II - zamiana zapytania wyboru na zapytanie aktualizujące, zachowanie zapytania pod nazwą Aktualizuje stawki parkingowe PA3

Tworzenie zapytania powielającego - tworzącego tabelę

Zapytanie powielające pozwala na przekształcenie zestawu dynamicznego przygotowanego w oparciu o zapytanie wyboru lub zapytanie wielotabelowe na tabelę.
Tworzenie zapytania powielającego przebiega również w 2 etapach: pierwszy to przygotowanie zapytania wyboru, drugi to zamiana tego zapytania na zapytanie tworzące tabelę. Uruchomienie zapytania powielającego (tworzącego tabelę) spowoduje skopiowanie danych z zestawu dynamicznego do tabeli.

Zad. 13. Na podstawie zapytania Płace tygodniowo utworzyć tabelę o takiej samej nazwie, zachować zapytanie tworzące tabelę pod nazwą Tworzy tebelę PŁACE TYGODNIOWO

Tworzenie zapytania usuwającego

Zapytanie usuwające ułatwia usuwanie danych wg określonego kryterium. Pierwszy etap tworzenia zapytania polega na zaprojektowaniu zapytania wybierającego z obiektu źródłowego dane do usunięcia. Następnie trzeba zmienić zapytanie wyboru na zapytanie usuwające. Uruchomienie zapytania usuwającego spowoduje wykasowanie określonych informacji z obiektu źródłowego.

Zad. 14. Usunąć z tabeli Płace tygodniowo dane dotyczące działów AD i TR

W oknie obiektowym Zapytania kliknąć przycisk Nowy, potem Nowe zapytanie, kliknąć 2x nazwę tabeli źródłowej dla tworzonego zapytania - Płace tygodniowo, kliknąć Zamknij

Tworzenie zapytania dołączającego

Zapytanie dołączające (append query) uzupełnia istniejącą tabelę o dane wybrane z innych tabel lub zapytań, dołączając na jej końcu nowe wiersze. Musi być zachowana zgodność typu dopisywanych danych z typem pól tabeli docelowej oraz zachowana jednoznaczność wartości klucza głównego tej tabeli. Po włączeniu opcji Dołączające z menu Zapytanie do szablonu QBE wybieramy z obiektów źródłowych pola, których wartości będziemy chcieli przenieść do tabeli docelowej, a także te, których wartości posłużą nam za kryteria. Access nie wymaga, by w budowanym zapytaniu liczba pól była zgodna z liczbą pól tabeli docelowej.

Zad. 15. Do tabeli PRACOWNICY dołączyć tabelę PRACOWNICY-filia z bazy danych FILIA

Zapytanie dołączające tworzy się na podstawie tabeli, która jest dołączana

Zapytanie dołączające dołącza tu całe rekordy, czyli wszystkie pola, stąd wybrano symbol * w liście nazw pól.
Po kliknięciu przycisku Zapytanie dołączające Access usuwa wiersz Pokaż, a dołącza wiersz Dołączanie do. W wierszu tym automatycznie zostaje umieszczona nazwa tabeli, do której dołączane będą rekordy.

 

Formularze

Formularz służy do prezentacji danych zawartych w tabeli lub zapytaniu, często jest też wykorzystywany do dołączania danych do tabeli źródłowej.

Każdy fomularz można wyświetlać na 3 sposoby: Widok Projekt, Widok Formularz i Widok Arkusz Danych.
Formularz można tworzyć samodzielnie lub skorzystać z tzw. Kreatora formularzy, który umożliwia wygenerowanie jednego z 5 typów formularzy:

Tworzenie formularza

Tworzenie formularza można uprościć korzystając z Kreatora formularzy. Zastosowanie kreatora znacznie skraca czas generowania specyficznych rodzajów formularzy np. formularza zespolonego czy interpretujacego dane liczbowe na wykresie.

Najłatwiej utworzyc tzw. autoformularz za pomocą kreatora - podaje się tylko obiekt źródłowy dla formularza.

Zad. 16. Na podstawie tabeli PRACOWNICY-próby utworzyć za pomocą kreatora formularz typu Autoformularz i zachować go na dysku pod nazwą Pracownicy.

Wypełnianie formularza

Formularz można wykorzystac do modyfikowania danych i dołączania nowych rekordów. Wszystkie zmiany wprowadzone do formularza są automatycznie kopiowane do obiektu źródłowego dla formularza. Formularz może być wyświetlany w formie: Widok Formularz (normalnie) lub w formie Widok Arkusz danych - dla celów wprowadzania/modyfikacji oraz w formie Projekt dla modyfikacji projektu formularza.

Zad. 17. Za pomocą formularza Pracownicy wyświetlonego w formie Widok Formularz dołączyc do tabeli źródłowej nowy rekord.

Zmiana widoku formularza

Samodzielne projektowanie formularza oraz zmiany realizuje się w oknie projektowym - Widok Projekt (ekierka,linijak,ołówek)

Każdy formularz składa się z części:

Zad. 18. Wyświetlić formularz Pracownicy w oknie projektowym, powiększyć okno formularza, zwiększyć szerokość formularza i rozmiary poszczególnych części. Umieścić w nagłówku etykietę DATA i pole tekstowe z wyświetlaną datą (=Date()), poszerzyć kod działu, usunąć pole tekstowe UBEZPIECZENIE wraz z etykietą, zachować zmodyfikowany projekt formularza pod nazwą Pracownicy-zmiany

Porządkowanie/filtrowanie rekordów w formularzu

Sortować lub filtrować informacje z formularza można wtdy, gdy jest on w formie Widok Formularz lub Widok Arkusz Danych.

Sortowanie względem jednego pola polega na wybraniu pola i kliknięciu przycisku Sortuj

Zad. 19. Posortować informacje alabetycznie wg działów w porzadku rosnacym. Przejrzeć formularz

Sortowanie wieloparametrowe przebiega podobnie jak w przypadku tabeli, a ustalenie kluczy sortowania (co najmniej 2) odbywa się w siatce projektowej sortowania/filtrowania

Zad. 20. Uporządkować rekordy formularza rosnąco wg 2 kluczy: działu i w ramach działu wg nazwiska

Zad. 21. Wyświetlić w formularzu dane dotyczące wyłącznie działu TR. Przejrzeć wybrane rekordy. Przywrócić wyświetlanie wszystkich rekordów

Modyfikacja cech elementu sterującego

Wszelkich zmian w wyglądzie części składowych formularza dokonuje się w oknie projektowym. Nadanie elementowi dodatkowego atrybutu lub zmianę istniejącego atrubutu umożliwia przycisk Właściwości. Do właściwości można też przejść klikając prawy klawisz myszy, umieszczonej na obiekcie.

Modyfikowanie wybranego elementu sterującego może dotyczyć np. wyglądu krawędzi, tła, czcionki, sposobu wyrównania tekstu. Można np. zdefiniować wyświetlanie paska przewijania przy polu komentarza.

Samodzielne projektowanie arkusza

W oknie obiektowym Formularze kliknać Nowy, w oknie dialogowym Nowy formularz w liście rozwijalnej Wybierz tabelę lub kwerendę kliknąć nazwę tabeli źródłowej, kliknąć Widok projekt (lub Pusty formularz w starszej wersji Accessa)
Pola można wybierać z listy pól tabeli żródłwej, przeciągając je na arkusz. Można też wstawić pole tekstowe, wejść we i właściwości pola i wpisać nazwę pola na pozycji "Źródło formantu". W pola tekstowe można wpisywać formuły obliczeniowe, np. [czas pracy]*[stawka].

Zad. 22. Utworzyć bez pomocy kreatora formularz na podstawie tabeli PRACOWNICY-próby, wprowadzić pola: NAZWISKO, IMIĘ, DZIAŁ, KOMENTARZ oraz pole obliczjące stawki tygodniowe (wzór podano wyżej).

W formularzu można zamieścić elementy graficzne takie jak m.in. linie i ramki prostokątne - są w przyborniku. Linie poziome czy pionowe rysuje się z Shift.

Access c.d.