Arkusze kalkulacyjne w środowisku DOS i Windows


Spis treści


Informacje ogólne o arkuszach kalkulacyjnych

Arkusze kalkulacyjne służą do przechowywania danych oraz wykonywania na nich różnych operacji.
W najprostszym przypadku można je wykorzystywać jako kalkulator, przy czym wszystkie obliczenia mogą być zapamietane, powtarzane, modyfikowane i wykonywane dla różnych zestawów danych. Nadają się do sporządzania zestawień, zawierających dane liczbowe podane bezpośrednio lub stanowiące wyniki obliczeń.
Mogą służyć do kosztorysowania, ewidencji kosztów, analiz ekonomicznych, zapisywania i analiz wyników pomiarów.
Dane można przedstawić w postaci wykresu. Możliwe jest przechowywanie napisów oraz wyrażeń (wzorów obliczeń).

Arkusz symuluje formularz papierowy, na którym można zapisywać teksty i wyrażenia.
Arkusz podzielony jest na rubryki pionowe (kolumny) i poziome (wiersze).
Kolumny mają nazwy jedno lub 2-literowe: A, B,..,Z, AA, AB, ..AZ, ...IV, a wiersze są ponumerowane od 1.
Na przecieciu wierszy i kolumn są komórki, do których wpisuje się dane.
Komórkę identyfikuje się przez podanie nazwy kolumny i numeru wiersza, np. A1, b53, az2430.
Do komórki arkusza można wpisywać teksty (napisy), liczby lub wyrażenia, dla których będą pokazywane obliczone wyniki.

Do arkusza wpisuje się etykiety (napisy) określające znaczenie wierszy i kolumn jak: "rok", "zysk", "płaca" itp., a nastepnie wypełnia się go danymi wpisując liczby, zmienne lub wyrażenia.

Dane liczbowe mogą określać np. wartość produkcji w kolejnych latach.
Można określać format liczb: liczbę miejsc po przecinku, miejsce położenia w komórce - centralne lub z wyrównaniem lewo lub prawostronnym do granicy komórki.
Można wskazać dokładność zapisu.
Wyrażenie określa wartość komórki w zależności od innych wskazanych komórek, wartości zmiennych lub stałych.
Jeśli etykieta nie mieści się w jednej komórce to można ją zapisać w kilku sąsiednich.

Większość programów pozwala na zmienianie wielkości komórki, np. Visicalc może mieścić od 3 do 39 znaków.

W wyrazeniach można używać także funkcji matematycznych, np. sinus, logarytm, wartość całkowita, suma elementów wierszy lub kolumn, funkcji wyznaczających wartość maks. i minim., średnią, wartość procentu składanego i innych funkcji statystycznych.
Rozbudowane programy umożliwiaja definiowanie procedur wykonujących skomplikowane obliczenia np. obliczanie regresji liniowej (trendu).

W czasie wypełnienia arkusza można korzystać z takich możliwości jak: wstawianie pustych wierszy, kopiowanie, powielanie, porzadkowanie komórek, wyszukiwanie informacji wg zadanego kryterium (np. alfabetyczne, rosnąco, malejąco).

Skomplikowane programy kalkulacyjne (np. Multiplan) zapewniają ochronę danych.

Na fragmentach arkusza można dokonywać wielu operacji: drukowania, sortowania, kasowania, automatycznego wypełniania itp.

Jednym z pierwszych programów był VISICALC, póżniej Multiplan. Do popularnych arkuszy należą: Lotus 1-2-3, Quattro Pro i Excel.

pakiety zintegrowane zawierające arkusz kalkulacyjny. Do takich należał pakiet zintegrowany Framework oraz popularny również obecnie Works.

Pierwsze programy oraz Lotus i Quattro Pro pracowały w systemie DOS, Excel pracuje w Windows.

  A B C D E F G
1 nazwa koszt koszty akumu- cena podatek zysk
2 towaru materiału robocizny lacja towaru   jednostk.
3 ------------ ---------- ---------- --------- ------------- ----------- ----------

4

rower

16.80

32.50

1.68

66.27

13.25

2.04

5

lokomotywa

467.00

8563.00

946.70

24669.71

4933.94

759.07

6

hulajnoga

9.85

7.65

0.99

24.03

4.81

0.74

7

motor

132.90

384.40

13.29

689.77

137.95

21.22

8

motorower

84.10

245.20

8.41

439.02

87.80

13.51

9

taczka

4.40

10.10

0.44

25.00

5.00

5.06

10 ------------ ---------- ---------- --------- ------------- ----------- ----------

11

Suma

9715.05

9242.85

971.505

25913.8045

5182.7609

801.6386

Powrót do początku

Podstawowe funkcje arkuszy Lotus i Quattro Pro

Pakiet Lotus 1-2-3

Pakiet Lotus 1-2-3 zawiera kilkanaście plików, w tym programy i pliki pomocnicze.

W skład zestawu wchodzą programy:

W programie 123 bieżąca komórka jest wyświetlona w negatywie. Nazwa tej komórki jest wyświetlona w lewym rogu pierwszego wiersza ekranu.
W prawym górnym rogu wyświetla sie napis READY (gotowy) albo Value (liczba) lub Label (gdy napis).
W ostatnim wierszu ekranu wyświetlana jest data i aktualny czas.

Znaczenie klawiszy

Klawisze aktywne w trakcie poprawiania zawartości komórek

Klawisze funkcyjne

Obszary

W programie 123 można wskazać całą grupę komórek, której ma dotyczyć polecenie, pod warunkiem, że komórki grupy tworzą prostokąt.
Definiowanie obszaru przez podanie 2 wierzchołków na jednej przekątnej, np. a1..b5 (lub b5..a1).

Wpisywanie danych

W trybie READY naciśniecie klawiszy ze znakami pisarskimi (oprócz /) oznacza rozpoczęcie wpisywania dancych do komórki bieżącej.
Wpisanie danych (i zamazanie dotychczasowej zawartości) przez naciśniecie Enter lub klawiszy ze strzałkami. Esc - rezygnacja z edycji.

Program rozróżnia 2 typy zawartości komórek: napisy i wyrażenia.
Tryb ustala się na podstawie pierwszego znaku.
Cyfra lub jeden ze znaków: + - . ( @ # oznacza wyrażenie, w przeciwnym razie napis.

Napisy - dowolny ciąg do 240 znaków.

Znaki specjalne do wyrównia napisu w komórce:

Wyrażenia:

W wyrażeniu nie mogą pojawić się odstępy, do komórki nie można wprowadzić wyrazenia niepoprawnego, w wyrażeniach można odwoływać się do wartosci komórek arkusza, np. 2*A1.
Wyrażenie nie może rozpoczynać sie od znaku identyfikującego początek napisu, np. A1+4 będzie potraktowane jako napis a nie wyrażenie.
Do rozpoczęcia wyrażenia uzywa się przeważnie znaku +, np. +A3+a56. Rolę taką mogą odgrywać też nawiasy.

Można używać adresowania (odwołania)

Jest też możliwy zapis mieszany adresowania, np. A$1.
Adresy względne ulegają zmianie, tak by była zachowana odległość między argumentami a komórką z wynikiem.
Adresy bezwzględne nie są zmieniane.

Ze względu na typ wyniku, wyrażenia można podzielić na:

Wyrażenia arytmetyczne

Najprostszym wyrażeniem arytmetycznym jest liczba w jednej z postaci:

Do budowy wyrażeń arytmetycznych można używać operatorów: + - * / ^ (odawanie, odejmowanie, mnożenie, dzielenie, potęgowanie) oraz nawiasów.
Operatory wymieniono z rosnącym priorytetem.

Wyrażenia napisowe

W wyrażeniu napisowym mogą występować nazwy komórek lub napisy ujmowane w znaki ".
Jedynym zdefiniowanym dla napisów operatorem jest & oznaczający sklejenie, np. "opady - "&a23.

Wyrażenia logiczne

Wyrażenie logiczne jest to zapis warunku, który może byc spełniony, wtedy wyrażenie ma wartość 1 (prawda) lub nie spełniony i wtedy wartością wyrażenia jest 0 (fałsz).
Do budowy warunków służą operatory: <, <=, =, >=, >, <> (różny).
Wyrażenia złożone buduje się przy użyciu spójników logicznych: #AND# (iloczyn logiczny), #OR# (suma logiczna) i #NOT# (zaprzeczenie).
Można porównywać zarówno liczby jak i napisy między sobą. Dla napisów przyjęto porządek alfabetyczny, np. wyrażenie +"poemat">"piosenka" ma wartść 1 (małe i wielkie litery są traktowane jako równe).

Funkcje

W wyrażeniach mogą występować funkcje. Nazwy funkcji rozpoczynają się od znaku @.

Funkcje arytmetyczne
@ABS(x) wartość bezwzględna x
@EXP(x) e do potęgi x
@INT(x) część całkowita x
@LN(x) logarytm naturalny z x
@LOG(x) logarytm o podstawie 10 z x
@N(obszar) liczba znajdująca się w lewym górnym wierchołku wskazanego obszaru, 0 jeśli nie ma tam liczby
@MOD(x,y) reszta dzielenia x/y
@RAND liczba losowa z przedziału [0..1)
@ROUND(x,n) wartrość x zaokrąglona do n miejsc po kropce
@SQRT(x) pierwiastek kwadratowy z x

Funkcje trygononometryczne
@ACOS(x) arc cos(x)
@ASIN(x) arc sin(x)
@ATAN(x) arc tg(x), wartości z zakresu (-p/2, p/2)
@ATAN2(x) arc tg(y/x), wartości z zakresu (-p, p), wybór przedziału zależy od znaków x i y
@COS(x) cos(x)
@PI stała p
@SIN(x) sin(x)
@TAN(x) tg(x)

Funkcje logiczne
@FALSE stała logiczna fałsz (=0)
@TRUE stała logiczna prawda (=1)
@IF(war, w1, w2) jeżeli warunek war spełniony to wartością funkcji jest wartość wyrażenia w1, inaczej w2
@ISERR(k) 1 (prawda), jeśli w komórce k jest "ERR", w przeciwnym razie 0
@ISNA(k) 1, jeśeli w k jest znacznik NA (non available - nie dostępna)
@ISNUMBER(k) 1, jeśli w komórce k jest liczba lub komórka jest pusta
@ISSTRING(k) 1, jeśli w komórce k jest napis

Funkcje statystyczne
@AVG(lista) średnia arytmetyczna podanych wartości, puste komórki są pomijane
@COUNT(lista) liczba niepustych komórek w podanym obszarze
@MAX(lista) wartość maksymalna na liście
@MIN(lista) wartość minimalna
@STD(lista) odchylenie standardowe od średniej arytmetycznej
@SUM(lista) suma argumentów
@VAR(lista) wariancja

Funkcje statystyczne
@DAVG(obszar,n, war) średnia arytm. (obszar - fragm. ark., n - nr kolumny (od 0), war - fragm. ark. z kryt. wyboru wartości z podanej kolumny
@DCOUNT(obszar, n, war) liczba niepustych komórek
@DMAX(obszar, n, war) największa wartośc w obszarze
@DMIN(obszar, n, war) najmniejsza wartość w obszarze
@DSTD(obszar,n,war) odchylenie standardowe
@DSUM(obszar,n,war) suma komórek
@DVAR(obszar,n,war) wariancja

Funkcje daty i czasu
@DATE(yy,mm,dd) zamiana daty na liczbę dni: yy-rok, mm-miesiąc, dd-dzień
@DATEVALUE(t) j.w., argumentem data podana jako napis
@TIME(hh,mm,ss) zamiana czasu na odpowiedni ułamek - argumentem jest czas w postaci godz, min, sekund
@TIMEVALUE(t) j.w., argumentem jest czas w postaci napisu
@NOW data systemowa
@DAY(n) dzień
@MONTH(n) miesiąc
@YEAR(n) rok
@HOUR(n) godzina
@MINUTE(n) minuta
@SECOND(n) sekunda

Funkcje finansowe
@CTERM(proc,n1,n2) liczba okresów, po których kwota n2, przy stałym oprocentowanou proc, osiągnie wartość n1; ln(n1/n2)/ln(1+proc)
@DDB(n1,n2,okres1,okres2) suma o jaką obniży się w okresie okres1 wartość przedmiotu, którego wartość początkowa wynosiła n1, a założona wartość po okresie amort. okres2 będzie wynosiła n2; amortyzacja w kolejnym okresie m jest liczona wg wzoru n*2/m, przy czym n stanowi aktualną wartość przedmiotu
@FV(rata,proc,okres) finalna wartość rat płaconych przez podany okres, oprocentowanych na proc; rata*((1+proc)^okres -1)/proc
@IRR(n,obszar) oprocentowanie kapitału, uzyskane dzięki operacji polegającej na dużym wydatku, po którym następuje seria dochodów i wypłat (odpowiednie sumy są zapisane we wskazanym obszarze); oprocentowanie to jest obliczane metodą aproksymacji; jako parametr n należy podać szacunkową wartość oprocentowania
@NPV(proc,obszar) kwota równoważna serii wpłat podanej we wskazanym obszarze przy oprocentowaniu proc; S2Vi(1+proc)i; przy czym Vi to i-ta wpłata
@PMT(kredyt,proc,okres) wysokość rat, w jakich trzeba będzie przez podany okres spłacać kredyt oprocentowany na proc; kredyt*proc(1-(proc+1)-okres
@PV(rata, proc, okres) kwota, która po podanym okresie, przy oprocentowaniu proc, będzie miała identyczną wartość jak wpłacane regularnie przez ten czas raty (to samo oprocentowanie); rata*((1-(1+proc)-okres)/proc)
@RATE(n1,n2,okres) uzyskane oprocentowanie kapitału n2 zainwestowanego na okres, po którym spodziewana jego wartość wyniesie n1; (n1/n2)1/okres-1
@SLN(b1,n2,okres) wielkość amortyzacji przedmiotu, któreo wartość w ciągu podanego okresu obniży się z n1 do n2, amortyzacja liczona najprostszą metodą wg wzoru: (n1-n2)/okres
@SYD(n1,n2,okres1,okres2) wielkość amortyzacji, w momencie okres2, którego wartość w ciągu okresu okres1 obniży się z n1 do n2; amortyzacja jest liczona wg wzoru: (n1-n2)*(okres1-okres2+1)/(okres1*(okres1+1)/2)
@TERM(n1,proc,n2) okres, po którym wpłacane regularnie raty w wysokości n1, przy oprocentowaniu proc, osiągną wartość n2; ln(1+n2*proc/n1)/ln(1+proc)

Funkcje napisowe
@CHAR(n) znak o podanym kodzie ASCII
@CODE(t) kod ASCII pierwszego znaku napisu t
@EXACT(t1,t2) 1 jeżeli oba napisy identyczne, 0 jeśli różne; funkcja rozróżnia wielkość liter
@FIND(t1,t2,n) pozycja od której napis t1 występuje w napisie t2; szukanie od pozycji n; jeśli napis nie zostanie odnaleziony to wartością funkcji będzie ERR
@LEFT(t,n) n początkowych znaków napisu t
@LENGTH(t) długość napisu t
@LOWER(t) napis t z wielkimi literami zamienionymi na małe
@MID(t,n1,n2) n2 znaków napisu t, począwszy od pozycji n1
@PROPER(t) napis t, w którym pierwsze litery wszystkich wyrazów zostały zamienione na wielkie, a pozostałe na małe
@REPEAT(t,n) napis złożony z n powtórzeń napisu t
@REPLACE(t1,n1,n2,t2) napis t1, w którym n2 znaków począwszy od pozycji n1 zastapiono napisem t2
@RIGHT(t,n) n końcowych znaków napisu t
@S(obszar) napis z komórki znajdującej się w lewym górnym wierzchołku obszaru
@STRING(x,n) liczba x w postaci napisu z n cyframi po kropce
@TRIM(t) napis t pozbawiony końcowych spacji
@UPPER(t) napis t, w którym małe litery zamieniono na wielkie
@VALUE(t) wartość liczbypodanej w postaci napisu t, ERR jeśli napis nie jest zapisem liczby; napis może reprezentować też ułamek, np. VALUE(3/4)

Funkcje specjalne
@@(adres) zawartość komórki, której nazwa znajduje się w komórce wskazanej przez adres
@CELL(cecha,adres) informacja o komórce wskazanej przez adres (nazwę); możliwe cechy to: row, col, width, prefix, address, type (v - wyrażenie, b - komórka pusta, I - napis), format, contents (zawartość)
@CELLPOINTER(cecha) informacja o komórce bieżącej
@CHOOSE(n,x0,x1,x2,x3,...xm) n-ty element listy wartości
COLS(obszar) liczba kolumn w podanym obszarze
@ERR napis ERR
@HLOOKUP(x,obszar,n) wyszukanie w 1-szym wierszu obszaru pierwszej liczby większej lub równej x i podanie wartości znajdującej się w tej samej lub w poprzedniej kolumnie w n-tym wierszu, licząc od początku obszaru (numeracja od 0). Wartości w 1-szym wierszu wskazanego obszaru powinny być uporządkowane rosnąco
@INDEX(obszar,n,m) wartość elementu znajdującego sie w n-tej kolumnie i m-tym wierszu wskazanego obszaru licząc od 0
@NA napis NA (non available)
@ROWS(obszar) liczba wierszy w podanym obszarze
@VLOOKUP(x,obszar,n) funkcja analogiczna do @HLOOKUP, porównująca x z wartościami nie w 1-szym wierszu, lecz w pierwszej kolumnie obszaru


Wydawanie poleceń

Wydawanie poleceń zaczyna się (w trybie READY) naciskając klawisz /, a następnie wybiera się pozycje z menu.
Polecenia podzielono na grupy tworzące drzewo hierarchii.

Bezpośrednio po naciśnięciu klawisza / dostepne są polecenia (grupy poleceń):

Menu poleceń - górne, rozwijalne (po naciśnięciu /)
Worksheet polecenia dotyczące całego arkusza lub zmieniające wartosci standardowe parametrów
Range polecenia dotyczące wybranego obszaru
Copy kopiowanie zawartosci komórek
Move przenoszenie zawartości komórek
Print drukowanie wybranego fragmentu arkusza
Graph rysowanie wykresów
Data polecenia przetwarzające wybrany fragment aekusza
File polecenia odwołujące się do plików dyskowych
System zawieszenie programu
Quit zakończenie programu

W wielu menu są polecenia:

Kończenie pracy - polecenie Quit. Nie powoduje zapisanie informacji na dysku - zapis przez File Save.
Quit żąda potwierdzenia (Yes); No powoduje powrót do trybu READY.
Polecenie System powoduje przerwanie programu 123 i przejście do linii komend systemu operacyjnego.
Powrót przez Exit.

Działania na plikach

Zapisanie arkusza poleceniem File Save. Jeśli plik o podanej nazwie istnieje to trzeba wybrać jedną z opcji:

Plik można opatrzyć hasłem - po podaniu nazwy pliku (przed Enter) naciska się spację i literę P, następnie wpisuje się hasło (do 15 znaków, bez spacji) i naciska Enter.

File Xtract zapisuje część arkusza w pliku dyskowym (Formulas lub Values).

Odczytanie arkusza z dysku przez polecenie File Retrieve.

Łączenie arkuszy - polecenie File Combine. Umożliwia dołączanie do bieżącego arkusza fragmentów innych arkuszy.
Opcja Copy powoduje, że dołączany obszar przesłania aktualną zawartość,
Add - dołączanie dotyczy tylko komórek pustych lub zawierających liczby (dodawanie) w podanym obszarze,
Substract - jak w Add, ale wartości komórek z obszaru dołączanego są odejmowane.

Wczytywanie danych z plików znakowych - File Import. Są 2 możliwości: Text - każdy wiersza pliku do jednej komórki, Numbers -
do kolejnych komórek w wierszu kolejne liczby lub napisy ujęte w cudzysłowy.

Dostęp do katalogu dyskowego: File Directory - zmiana katalogu, File Erase - usunięcie pliku, File List - wykaz plików (Woeksheet - *.WK?, Print - *.PRN, Graph - *.PIC, Other - inne).

Działania na wybranym obszarze

Nazywanie obszarów - Range Name. Dostępne polecenia:

Usuwanie zawartości komórek - Range Erase. Usuniecie zawartości wszystkich komórek arkusza - Worksheet Erase.

Wyświetlanie napisów - Workseet Global Label;-Prefix ustala znak określający standardowy sposób wypisywana tekstów:

Wyświetlanie liczb

Dla ustalenia sposobu wyświetlania liczb dla wszystkich komórek służy polecenie Workseet Global Format, dla wybranego fragmentu arkusza Range Format.
Opcja Reset umożliwia przywrócenie standardowego wyświetlania liczb.

Ochrona danych przed przypadkowym zniszczeniem

Zmiana wyglądu arkusza

Zmian szerokości kolumn

Standardowo szerokość kolumn wynosi 9 znaków. Można ją zmienić na inną (1 do 240 znaków) za pomocą polecenia Worksheet Global Column Width.
Za pomocą poleceń z grupy Worksheet Column można zmienić sposób wyświetlanai bieżącej kolumny:

Dostawianie i usuwanie kolumn i wierszy

Ułatwienia w oglądaniu arkusza

Polecenie Worksheet Titles zapewnia zatrzymanie na ekranie kilku górnych wierszy i (lub) skrajnie lewych kolumn:

Usunięcie stałych tytułów polecenem Workseet Titles Clear

Polecenie Worksheet Window umożliwia podział ekranu w miejscu wskazywanym przez komórkę biezącą.
W obu oknach mogą być jednocześnie widoczne obszary odległe, normalnie nie mogące stanowić jednego okna.

Kopiowanie i przenoszenie zawartości komórek

Do kopiowania wartosci (tylko dane tekstowe i liczbowe - wyniki wyrażeń) słuzy polecenie Range Value.

Można wydać polecenie kopiowania fragmentu arkusza z jednoczesnym jego obróceniem - zamianą rolami wierszy i kolumn.
Do tego celu służy polecenie Range Transpose.

Drukowanie zawartości arkusza

Wydruk może być bezposrednio na drukarkę lub do pliku - wybór opcji Printer, File. Wydruk zaczyna się po wydaniu polecenia Go.
Polecenia wpływające na układ wydruku:

Woksheet Page - wpisanie znaku zmiany strony do komórki bezpośrednio przed komórką bieżącą.

Range - obszar drukowania

Options - ustalenie wielkości strony:
Page-Length - długość strony w wierszach

Margins - ustalenie marginesów: Top- górny, Bottom - dolny, Left - lewy, Right - prawy

Stałe elementy wydruku - w Options

Operacje na danych

Wypełnianie obszaru wartościami o stałej różnicy (np. numery porządkowe, kolejne lata) - polecenie Data Fill

Porządkowanie wierszy - Data Sort. Przed wydaniem polecenia Go należy zdefiniować obszar - Data Range oraz kryteria porzadkowania: Primary-Key, Secondary-Key.

Operacje na macierzach

Rozkład wartości zmiennej - Data Distribution

Prosta baza danych: pierwszy wiersza obszaru musi zawierać nazwy miennych (pól, nagłówki kolumn), w kolejnych wierszach dane tabeli.
W takim obszarze mozna wyszukiwać wiersze spełniające zadany warunek oraz przepisywać je lub ich fragmenty w inne miejsce arkusza - trzeba wpisać odpowiednie pytanie

Tablicowanie wartości funkcji - jednej i 2 zmiennych

Polecenia wypełniające przygotowane schematy tablic

Regresja liniowa

Program potrafi obliczyć współaczynniki regresji liniowej - czyli do funkcji jednej lub wielu (do 16) zmiennych dopasować prostą (hiperpłaszczyznę).
Odpowiednie polecenia są w grupie Data Regression. Przed wydaniem polecenia Go, obliczającego współczynniki regresji należy zdefiniować:
obszar zawierający wartości zmiennych niezależnych - X-Range, obszar zawierający wartość zmiennej zależnej - Y-Range, obszar do zapisu wyników - Output-Range.

Wykresy

Polecenia związane z wykresami są w grupie Graph. Zdefiniowane są następujace typy wykresów:


Quattro Pro

Produkt firmy Borland. Quattro Pro for Windows jest przerobioną wersją znanego arkusza kalkulacyjnego Quattro Pro 4.0.
Plik arkusza składa się z 256 stron, możliwe zaznaczanie niespójnych komórek. Może konkurować z Excelem, ale jest w wersji angielskiej.

Powrót do początku

Arkusz kalkulacyjny Excel:

wpisywanie danych i edycja, adresowanie względne i bezwzględne, wyrażenia, funkcje, formaty liczb, wykresy

Pierwsze wersje programu Excel pracowały w środowisku Windows 3.1x. Należał do nich m.in. Excel 5 PL.
Nowsze wersje pracujące tylko w systemie Windows 9x to Excel 7, Excel 97 i nowsze.

Wygląd ekranu Excel 97 po uruchomieniu

Jak widać program wyświetla m.in.

Obszar roboczy "zeszytu" podzielony jest na kilka "arkuszy" (domyslnie 16), zaś każdy zeszyt na pojedyncze komórki, na przecięciu wierszy (1, 2, 3 ...) i kolumn (A, B, C ...).
W komórce umieszcza się dane, którymi mogą być: liczba, stała, tekst, formuła, funkcja, wykres, rysunek, obiekt OLE (oraz inne).
Aktywna komórka jest zaznaczona grubszym obramowaniem (na rys A1), a jej nazwa (A1) wyświetlana jest w górnej części paska edycji, zawartość w prawej.

Ustalenie ustawień strony

W celu dopasowania widoku strony roboczej arkusza Excel, należy wybrac w Menu opcję Plik =>Ustawienia Strony.
Na ekranie pokaże się okno dialogowe, w którym można wpisać odpowiednie parametry strony.
Okno ma 4 zakładki (Strona, Marginesy, Nagłówek/stopka, Arkusz).

 

Podstawowe operacje na komórkach

Przesuwanie się po komórkach, proste wpisywanie danych

Aktywną komórkę można wybrać albo myszką (klikamy na komórkę) albo klawiszami kursora - przesuwamy się do odpowiedniej komórki.
Po wpisaniu danej przejście do następnej komórki (myszą, klawiszami kursora) powoduje zatwierdzenie danych.
Również Enter powoduje zatwierdzenie ale przejście do komórki poniżej, Tab na prawo, Shift Tab na lewo, Home do lewej strony arkusza.

Zaznaczanie obszarów

Wiele operacji przeprowadza się na większej ilości komórek - obszarach danych. 

Zaznaczenia obszaru dokonuje się dwoma sposobami:

Zaznaczone komórki zostaną podświetlone. Wskazanie innej, dowolnej komórki powoduje wyłączenie podświetlenia.

W celu zaznaczenia kilku obszarów, postępuje się analogicznie, ale przytrzymuje się dodatkowo klawisz CTRL.
Kolumnę/wiersz zaznacza się przez ustawienie kursora myszy na nazwie kolumny/wiersza i kliknięciu lewego przycisku myszy.
Obszary ciągłe zaznacza się przeciągając lewym przyciskiem myszy po nazwach kolumn/wierszy, a nieciągłe przez przytrzymanie CTRL.

Kopiowanie, przesuwanie komórek

Komórki (obszary z komórkami) mogą być umieszczane w schowku a następnie wklejane w innych miejscach arkusza lub zeszytu. 

By skopiować lub przesunąć obszar komórek należy:

Te operacje można wykonać przy pomocy menu podręcznego myszy - po zaznaczeniu obszaru należy kliknąć prawym przyciskiem myszy
- ukaże się Menu Podręczne i stamtąd wybrać odpowiednie operacje.

Operacje na arkuszach

Porządkowanie arkuszy

Zeszyt (skoroszyt) zawiera domyślna ilość arkuszy nazwanych: Arkusz1, Arkusz2, itd. (np. 3 lub 16).
Ich nazwy są widoczne w dolnej części ekranu jako tzw. zakładki, a wybranie aktywnego arkusza następuje przez wskazanie jego nazwy - lewym przyciskiem myszy.

Zmiana domyślnej liczby arkuszy w nowym skoroszycie

Naciśniecie prawego przycisku myszki powoduje otwarcie menu podręcznego z poleceniami do zarządzania arkuszem.

Można więc m.in. wstawić, usunąć, zmienić nazwę arkusza.

Zapisywanie i otwieranie arkuszy

W celu zapisania zawartości arkusza na dysku (dyskietce) należy wybrać z Menu polecenie Plik => Zapisz lub na pasku narzędziowym kliknąć na rysunku dyskietki.
Zapis pod inną (lub tą samą) nazwą możliwy jest przez polecenie Plik => Zapisz jako...

Wczytanie (otwarcie) arkusza istniejącego odbywa się przy pomocy polecenia Plik => Otwórz... lub kliknięcie na symbolu otwartej teczki na pasku narzędziowym.

Formatowanie danych w komórkach

Formatowanie danych w komórkach można podzielić na 3 operacje:

Do ustalenia formatu komórek używa się przycisków oraz list rozwijalnych znajdujących się na paskach narzędziowych, a pełne możliwości formatowania uzyskuje się po otwarciu okna dialogowego "Formatuj komórki", zawartego w Menu - Format => Komórki...
Okno to ma szereg zakładek, umożliwiających pełne sformatowanie komórek oraz ich zawartości:

Np. czcionka

Liczby:

Menu Format ma więcej opcji:

Możliwe jest m.in. ustalenie szerokości kolumn, wierszy.

Aby zmienić szerokości kilku kolumn, należy je zaznaczyć, wybrać z Menu opcję Format => Kolumna => Szerokość i wpisać odpowiednią szerokość, np. 15 (wartością domyślną jest 8,43).

Praca z tabelami

Autoformatowanie tabeli

Formatowanie można uprościć używając wbudowanego w EXCEL jednego z kilku formatów tabel.

Przykładowe zestawienie, nie jest jeszcze sformatowane (dopasowano jedynie automatyczne szerokości kolumn, klikając 2 razy na granicach kolumn w nagłówkach, np. między C|D)

By sformatować automatycznie tabelę, zaznaczamy obszar A1:F6, wybieramy z menu opcję Format => Autoformatowanie..., wybieramy jedną z kilu gotowych tabel, np. Lista 1.

Uzyskano wynik:

Tabela stała się czytelniejsza. Niektóre elementy można oczywiście jeszcze dopasować wg własnego uznania.

Sortowanie danych w tabeli

Excel daje możliwosci porządkowania (sortowania) wierszy wg określonego klucza.
Kluczem tym jest w Excelu określona kolumna, wyznaczająca porządek sortowania.

Dane sortujemy z wyłączeniem wiersza z nagłówkami kolumn, dlatego do sortowania zaznaczamy tylko obszar, który ma być uporządkowany, tutaj A2:F6.

Wybieramy z Menu opcję Dane => Sortuj, zaznaczamy opcję "Bez tytułów"

Polecenie sortowania ułoży tabelę posortowaną wg kolumny A (nazwiska).

Można jeszcze sformatować tabbelę jak w przykładzie wyżej.

Baza danych

Zestaw tabelaryczny można przekształcić w bazę danych i wykonywać procesy wyszukiwania i aktualizacji już na konkretnych rekordach bazy.
Sprawa jest prosta, bo każda usystematyzowana tabela w arkuszu jest automatycznie bazą danych, a każdy jej wiersz rekordem bazy danych.

Przeglądanie formularzy (rekordów bazy - wierszy) jest możliwe po wybraniu z Menu opcji Dane => Formularz...

Dla powyższego przykładu wygląda on następująco:

Formularz jest zaopatrzony w przyciski, służące do poruszania się po bazie danych oraz do aktualizacji.
Przycisk Kryteria ułatwia wyszukiwanie danych. Ustalenie kryteriów filtruje bazę danych, wyświetlając rekordy spełniające warunki.

Operacje na bazie danych można wykonywać bezpośrednio na arkuszu.
Najważniejszą z nich jest opcja filtrowania, poprzez autofiltr. Jest przydatna, gdy chcemy aby wyświetlić rekordy spełniające określony warunek, np. kto posiada auto.

Wybieramy w Menu opcję Dane => Filtr => Autofiltr.
Pierwszy wiersz tabeli zmieni się w zbiór list rozwijalnych. Każdą można rozwijać i określać warunek.
Warunki można łączyć ze sobą otrzymując iloczyn logiczny założonych warunków.

Przykładowo by wybrać osoby z samochodem rozwijamy listę
Auto i naciskamy Tak a by były tylko osoby na literę K, rozwijamy listę Nazwisko, wybieramy Inne, przy "równa się" piszemy K*

Otrzymamy wynik:

Aby zrezygnować z autofiltru, należy wybrać Dane => Filtr => Autofiltr. Listy rozwijalne zostaną usunięte.

Praca z kilkoma arkuszami

Podobnie jak w przypadku jednego arkusza, możliwe jest ustanowienie połączeń między komórkami w różnych arkuszach.
Komórki w innym arkuszu można uzależnić od komórek w arkuszu pierwotnym.

Zwykłe kopiowanie wklejanie do innego arkusza kopiuje dane ale zmiany w arkuszu źródłowym nie powodują zmian w docelowym.
Tabele są niezależne.

Wymuszenie aktywnych połączeń dokonuje się przez :
Kopiuj (Ctrl C),
przechodzimy do innego arkusza, ustawiamy się w odpowiedniej komórce, który będzie początkiem łączonego obszaru
i wywołujemy komendę "Wklej specjalnie" (przy pomocy prawego przycisku myszy lub z Menu => Edycja
pojawi się okno "Wklej specjalnie", w nim wybieramy "Wklej łącze".

W arkuszu docelowym pojawią się wartości z arkusza pierwszego (ale niesformatowane), uzależnione jednak od wartości w arkuszu pierwotnym.
Każda zmiana wywołana w arkuszu źródłowym wywoła zmiany w arkuszu docelowym.


Tworzenie wykresów

Excel umożliwia tworzenie wykresów różnego typu: warstwowych, słupkowych, kolumnowych, liniowych, kołowych, radarowych, punktowych, złożonych, 3-W, inne.

Do tworzenia wykresów można z menu wybrać Wstaw => Wykres lub przycisk "Kreator wykresów".
Trzeba wybrać typ wykresu (z grupy Standardowe typy lub Typy niestandardowe).
Następnie trzeba wybrać zakres danych, przy czym obszary nieciągłe zaznacza się z wciśniętym CTRL.
W ostatnim kroku trzeba wpisać dodatkowe informacje dla tytułu wykresu i opisu osi.
Po nacisnięciu Zakończ, wykres jest gotowy.

Zarządzanie wykresem

Wydruk danych

Aby wydrukować bieżący arkusz wg domyslnych ustawień należy kliknąć na pasku narzedziowym na przycisk symbolizujący drukarkę.
Niestety nie ma pewności, czy dane zostaną wydrukowane w formacie nam odpowiadającym (np. czy nie zostaną podzielone na kilka stron).
Dlatego zalecane jest przed wydrukiem wybranie polecenia "Podgląd wydruku" i ręczne ustalenie parametrów wydruku.

Po kliknięciu na podgląd strony pokazuje się menu:

>> << Powiększenie Drukuj Ustawienia... Marginesy Zamknij Pomoc

W "Ustawienia strony" są m.in. opcje:

Po odpowiednim ustawieniu podgląd wydruku pokaże aktualne ustawienia strony.

Naciśnięcie przycisku "Drukuj" umożliwi określenie dodatkowych parametrów wydruku w oknie dialogowym:


Dostosowywanie Excel'a do własnych potrzeb

Paski narzędziowe

Domyślnie Excel oferuje 2 podstawowe paski narzędziowe: "Standardowy" oraz "Formatowanie".
Można to znaleźć w menu Widok => Paski Narzędzi
lub kliknąć prawym klawiszem myszy na jednym z tych pasków.

Można również dołączyc inne paski narzędziowe, np. Wykres, Rysowanie, Formularze, Visual Basic.
Można też dodac własny pasek narzędziowy: Widok => Paski Narzędzi => Dostosuj => Nowy

Tworzenie prostych makropoleceń

Makropolecenie to ciąg czynności wykonywanych automatycznie przez program, w kolejności ustalonej wcześniej przez użytkownika.
Makropolecenie tworzy się w celu zautomatyzowania często wykonywanego ciągu operacji.

Makropolecenia arkusza Excel opierają się o zagadnienia projektowania, programowania oraz implementacji aplikacji zgodnie z językiem Visual Basic.

Przykład rejestracji makropolecenia automatycznie realizującego wykres kolumnowy dla kolumny Wiek.

Narzędzia => Zarejestruj makro => Zarejestruj nowe makro...

Na ekranie pokaże się okno dialogowe, w którym podaje się nazwę makropolecenia - WykresWiek, jego opis.
Po potwierdzeniu pokaże się przycisk umożliwiający zatrzymanie makra: włączamy Kreatora wykresów i zaznaczamy odpowiedni obszar (nazwisko, imię, wiek), ustalamy zakres danych dla wykresu, typ i format wykresu (kolumnowy), ustalamy parametry koncowe (Serie danych w kolumnach), legendę - tytuł wykresu, opis osi x i osi y.
Gdy wykres będzie gotowy zatrzymujemy makropolecenie.

Sprawdzamy czy makropolecenie działa: usuwamy wykres, z menu wybieramy Narzedzia => Makro => Makra..., wybieramy w oknie dialogowym WykresWiek,
naciskamy przycisk Uruchom - makropolecenie zostanie wykonane, wykres zostanie automatycznie utworzony.

By uzupełnić makropolecenia dotyczące tworzenia wykresów dla wagi i wzrostu, przechodzimy do edycji pliku z procedurą: SUB WykresWiek(),
kopiujemy jego treść (Ctrl C, Ctrl V); zmieniamy nazwę na WykresWaga(), zmieniamy zakresy żródła danych - A1:Bn, D1:Dn i nazwy na wykresie. 

Analogicznie tworzymy procedurę WykresWzrost.

Procedura

Sub wykresWiek()
'
' wykresWiek Makro
' Makro zarejestrowane 2000-01-10, autor KI
'
' Klawisz skrótu: Ctrl+w
'
Application.CutCopyMode = False
Charts.Add
ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered
ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Arkusz2").Range("A1:C6"), PlotBy _
:=xlColumns
ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:="Arkusz2"
With ActiveChart
.HasTitle = True
.ChartTitle.Characters.Text = "Wiek"
.Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = True
.Axes(xlCategory, xlPrimary).AxisTitle.Characters.Text = "Nazwisko"
.Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = True
.Axes(xlValue, xlPrimary).AxisTitle.Characters.Text = "Wiek"
End With
ActiveWindow.Visible = False
Windows("Kurs1.xls").Activate
Range("A1").Select
End Sub

Sub wykresWaga()
'
' wykresWiek Makro
' Makro zarejestrowane 2000-01-10, autor KI
'
' Klawisz skrótu: Ctrl+v
'
Application.CutCopyMode = False
Charts.Add
ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered
ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Arkusz2").Range("A1:B6,D1:D6"), PlotBy _
:=xlColumns
ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:="Arkusz2"
With ActiveChart
.HasTitle = True
.ChartTitle.Characters.Text = "Waga"
.Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = True
.Axes(xlCategory, xlPrimary).AxisTitle.Characters.Text = "Nazwisko"
.Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = True
.Axes(xlValue, xlPrimary).AxisTitle.Characters.Text = "Waga"
End With
ActiveWindow.Visible = False
Windows("Kurs1.xls").Activate
Range("A1").Select
End Sub


Sub wykresWzrost()
'
' wykresWiek Makro
' Makro zarejestrowane 2000-01-10, autor KI
'
' Klawisz skrótu: Ctrl+w
'
Application.CutCopyMode = False
Charts.Add
ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered
ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Arkusz2").Range("A1:B6,E1:E6"), PlotBy _
:=xlColumns
ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:="Arkusz2"
With ActiveChart
.HasTitle = True
.ChartTitle.Characters.Text = "Wzrost"
.Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = True
.Axes(xlCategory, xlPrimary).AxisTitle.Characters.Text = "Nazwisko"
.Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = True
.Axes(xlValue, xlPrimary).AxisTitle.Characters.Text = "Wzrost"
End With
ActiveWindow.Visible = False
Windows("Kurs1.xls").Activate
Range("A1").Select
End Sub

Możemy teraz uruchamiać dowolne z 3 makropoleceń, uzyskując automatycznie odpowiednie wykresy, lub wszystkie po kolei, przesuwając je by uzyskać odpowiedni układ.


Odwołania względne, bezwzględne, mieszane

W arkuszu kalkulacyjnym oprócz liczb najczęściej korzysta się ze wzorów, zaleca się zatem używanie odwołań, czyli zdresów komórek lub zakresów.
Jeżeli w pewnej komórce zmienimy dane, to dzięki odwołaniom automatycznie zostaje uaktualniony wynik każdego wzoru korzystającego z tych danych.

Wyróżnia się 3 rodzaje odwołań:

W przypadku wstawiania lub usuwania wiersza albo kolumny, a także kopiowania i przenoszenia komórek, wszystkie odwołania są automatycznie uaktualniane.

Przykład arkusza zawierającego obliczenie prostej faktury, gdzie ceny są podane w EURO.

Jak widać w kolumnie D - komórki E8:E11 zastosowano we wzorach na kurs EURO adresowanie bezwzględne - występuje zawsze $D$4 - komórka w której jest wartość 1 EURO w PLN.
Wzór z komórki E8 przekopiowano do komórk poniżej aż do E11. W E12 występuje wzór na sumę: =SUMA(E8:E11).
Wzór ten przekopiowano do komórek na prawo, aż do H12.

Wypełnianie komórek serią danych

Czasem trzeba wypełnić kolejne komórki liczbami lub datami - takimi samymi lub kolejnymi.
Można do tego skorzystać z udogodnień Excela, a nie robić ręcznie.

Wypełnienie sąsiednich komórek takimi samymi liczbami lub napisami

Trzeba złapać myszą mały kwadracik znajdujacy się w prawym dolnym rogu aktywnej komórki, wskaźnik myszy przybierze znak + (plus) i przeciągnąć go poziomo lub pionowo,
zaznaczając tyle komórek, ile ma być wypełnionych.
Można też w menu Edycja wykorzystać polecenie Edycja => Wypełnij.

Wypełnienie sąsiednich komórek kolejnymi liczbami

Można również skorzystać z menu Edycja oraz poleceń Wypełnij i Serie Danych

Serie to

Typ

Przy wypełnianiu kolejnych komórek taką samą sygnaturą, należy trzymać klawisz Ctrl (np. J-23).

Wzory i funkcje

W programie Excel są dostępne wszelkie działania matematyczne. Wzory tworzy się w sposób naturalny, używając operatorów arytmetycznych, liczb, adresów komórek itp.
Każdy wzór należy rozpocząć od znaku = (równa się), a następnie wpisać właściwe działanie, np.
=A1*$B7-(32+C4*9,87-10/D$4)

Często używane funkcje

ILE.NIEPUSTYCH
Zlicza liczbę niepustych wartości w liście argumentów.
Należy stosować ILE.NIEPUSTYCH do zliczania liczby komórek zawierających dane w tablicy lub zakresie.

Składnia
ILE.NIEPUSTYCH(wartość1, wartość2, ...)
Wartość1, wartość2,... to od 1 do 30 argumentów przedstawiających wartości, które należy zliczyć.
W tym przypadku wartością jest dowolny typ informacji, włącznie z pustym tekstem (""), ale z wyłączeniem pustych komórek.
Jeśli argument jest tablicą lub adresem, puste komórki wewnątrz tablicy lub zakresu nie będą brane pod uwagę.
Przykłady
Jeśli A3 zawiera "Sprzedaż," A4 zawiera "12.08.90," A6 zawiera "19", A7 zawiera "22,24", i A9 zawiera "#DZIEL/0!", to:
ILE.NIEPUSTYCH(A6:A7) jest równe 2
ILE.NIEPUSTYCH(A4:A7) jest równe 3
ILE.NIEPUSTYCH(A3; A6:A9) jest równe 4
ILE.NIEPUSTYCH(A1:A9) jest równe 5
ILE.NIEPUSTYCH(1; ; 1) jest równe 3
ILE.NIEPUSTYCH(A4:A7; 10) jest równe 4

JEŻELI(logiczna_test ; wartość_jeżeli_prawda ; wartość_jeżeli_fałsz )
Logiczna_test jest dowolną wartością lub wyrażeniem, sprawdzanym czy jest to PRAWDA czy FAŁSZ
Przykłady:
= JEŻELI(B2<1000;B2+B2*B$1;0)
=JEZELI(ORAZ(B2<1000;B2<>0);B2+B2*B$1;0)

LICZ.JEŻELI(zakres,kryteria) - zwraca liczbę niepustych, spełniających kryterium komórek w zadanym zakresie, np.
=LICZ.JEŻELI(B3:B27;"<>0")

WYSZUKAJ.PIONOWO
Przeszukuje tabelę pionowo, znajdując w niej interesujące nas wartosci (w Excel 4.0 - SZUKAJ.Y)

Nazwy zakresów

Komórkom lub zakresom komórek można nadać nazwę.
Np. zamiast B2 można używać nazwy wydatki i stosować we wzorach.
=B2*22% zastąpić mozna wtedy =wydatki*22%

Nazwę komórki można wprowadzić wpisując w oznaczeniu komórki jej nazwę (pole nazwy komórki, lewy górny róg, powyżej A1).

Do nazwania zakresu komórek jak i pojedynczej komórki można wybrac z menu Wstaw => Nazwy => Definiuj.
Pojawi się okno dialogowe definiuj nazwy.
W okienku zdefiniowana jako pojawi sie adres zakresu, np.
=Arkusz3!$A$7:$E$8

Jak widać pełna nazwa składa się z nazwy arkusza i wykrzyknika oraz właściwego zakresu podanego w sposób bezwzględny